Administración

Flujo de Caja
Este es un documento básico de trabajo, representado como el Anexo “A”. En este documento se maneja una relación de el Flujo de Efectivo y la capacidad de la empresa de atender sus necesidades presentes en base a sus flujos de caja.

Este documento debe ser actualizado diariamente y publicado al Director de Administración, Gerencia de Contabilidad y Tesorería.

Debe existir también un Flujo de Caja de Dólares.

Expedientes de Trabajadores
Estos expedientes también deben incluir:


 * Contrato de Prestación de Servicios (Firmado)


 * Acuerdo de Confidencialidad (Firmado)


 * Reglamento Interno de Trabajo (Firmado)


 * Copia del ultimo certificado de estudios, adicionalmente Postgrados.


 * Acta de nacimiento.


 * CURP


 * RFC (Si existe)


 * Alta ante el IMSS, con numero de Seguro Social. Si es posible credencial de servicio médico


 * Comprobante de Domicilio


 * Copia de Identificación

Todo colaborador deberá tener firmado su Contrato de Prestación de Servicios, aunado a su Acuerdo de Confidencialidad y el Reglamento Interno de Trabajo. Anexos “D”,“E”, y “F” correspondientemente.
 * CV en formato de Grupo Bogard.

Es responsabilidad de Administración en su facultad como Recursos Humanos el llevar esto a cabo y actualizar dichos contratos en caso de bajas, modificaciones a salarios o cualquier situación que así lo amerite.

El contrato debe ser elaborado en base a:


 * Si el trabajo es de tiempo definido o indefinido

Las Administraciones Locales también deben tener una copia de los expedientes de las personas que están colaborando en dicha localidad.
 * A través de la empresa Consultoría Administrativa en Energía SRL, prestadora del servicio de Administración de Personal de Grupo Bogard

El Acuerdo de Confidencialidad siempre debe ser firmado.

Reubicaciones de Personal
En el evento de reubicación de personal por mutuo acuerdo con la empresa se aplicarán las siguientes políticas mientras sea posible:


 * 1) Bono de $10,000.00 por reubicación. En concepto de Asimilables a Salarios.


 * 1) Pago de transporte al nuevo lugar de trabajo

Cualquier modificación al salario del trabajador estará en discreción de su jefe inmediato con la aprobación del Director de Área en base al puesto que se vaya a desempeñar y al diferencial de costo de vida entre los lugares de origen y el de traslado.
 * 1) 15 días de viáticos para el establecimiento del trabajador en su nuevo lugar de trabajo

Administración de Bienes
Esta actividad detalla el control de los diversos bienes y activos que pueden estar en posesión, arrendamiento o resguardo en la empresa.

Estos por nombrar están incluidos pero no limitados a:


 * Vehículos


 * Equipo de Computo

​En el caso de los Vehículos incluye el control de todo el parte vehicular de la empresa, incluyendo el empleado al que esta asignado dicho vehículo, control de responsabilidad sobre el mismo, documentos en regla, seguro de accidentes y demás.

También incluye el servicio de mantenimiento oportuno y la atención en caso de siniestro.

Esto debe ser manejado en un documento ejecutivo que debe estar actualizado tan continuamente como sea necesario.

Sobre el equipo de computo se trata de una relación documental de todos los equipos de computo con los que cuente la empresa incluyendo pero no limitado a :


 * Computadoras


 * Servidores


 * Impresoras


 * Modems


 * Dispositivos de almacenamiento masivos

​Incluyendo el empleado al que fue asignado, numero de serie, y demás datos identificadores del recurso.

Así mismo la administración de garantías y el accionamiento de las mismas en caso de fallas.

Administración de Web
Este apartado incluye todos las plataformas informáticas que tenga la empresa dentro de Internet como lo es:


 * Pagina(s) web


 * Administración de correo


 * Administración de repositorios en linea


 * Herramientas de colaboración en linea


 * Agendas y calendarios

​Esto incluye atender las necesidades de creación y eliminación de usuarios de correo.

Administración de Inmuebles
Todos los bienes inmuebles que interactuen en algún grado con la empresa como pueden ser :


 * Casas o departamentos propios


 * Inmuebles rentados

Deben ser administrador documentalmente teniendo control sobre todas las obligaciones que puedan suceder por la relación con la empresa, como pueden ser:
 * Bodegas temporales y permanentes


 * Impuestos


 * Rentas


 * Penalizaciones

​Imagen Empresarial
El manejo de la publicidad, mercadotecnia, relaciones publicas, actividades comunitarias, símbolos, logos y demás propiedades intelectuales relacionadas con la imagen de la empresa, tanto hacia al exterior como hacia sus mismos empleados.

Esto incluye el desarrollo y control de logos, pósters y demás identificadores de Grupo Bogard y las empresas que lo componen.

Así mismo incluye el manejo de tarjetas de presentación, banners y demás representativos de la empresa.

Para la conducción de estas actividades es necesaria la interacción y establecimiento de relaciones con imprentas, diseñadores gráficos, publicistas y demás actores pertinentes.

Esto debe manejarse documentalmente. A manera de directorio.

Manejo de No Deducibles
Dentro de la operación de la empresa pueden ocurrir los No Deducibles. Estos son gastos a los cuales la empresa se ve forzado de adquirir sin haber una forma clara de deducirlos como gastos de la actividades relativas a la empresa.

Estos gastos deben ser minimizados y manejados de la forma en que mejor convenga a la empresa para minimizar el impacto fiscal que general inherentemente.

Prestamos
Es responsabilidad de Administración gestionar y aprobar los prestamos que los empleados solicitan a la empresa.

También es importante administrar el pago y deducciones que puedan generarse de estos prestamos y llevar el control con el empleado.

Telefonía
Dentro de las necesidades de la empresa moderna es la de la telefonía y dentro de las responsabilidades de Administración es la de tener un control sobre la misma.

Esta telefonía incluye pero no se limita a:


 * Telefonía Celular


 * Telefonía de oficina y conmutadores


 * Telefonía sobre IP


 * Radios de Comunicación


 * Telefonía en Internet

​Para esto se deben establecer relaciones con los diversos proveedores de estos servicios y tener un control y toma de decisiones en base a las necesidades de la empresa.

En telefonía celular actualmente se tiene un Contrato con Iusacell donde tenemos la particularidad que las llamadas dentro del Grupo de Trabajo, o sea la empresa son gratis.

El número de contrato es : 5.15966. Estas relaciones deben estar documentas con un Directorio de estos proveedores de servicios, contactos clave, contratos firmados, números de clientes y demás cuestiones pertinentes.

Conciliación con Contabilidad y Tesorería
Una vez hecho el trabajo administrativo de gestión, la ejecución viene de parte de Tesorería y el registro de parte de Contabilidad.

Dentro de esto debe haber una conciliación en las tres áreas ya que debemos llegar a los mismos resultados a través de diferentes canales.

Gestión de Importaciones
Es responsabilidad del Gerente de Administración la de asegurarse que las importaciones que resulten de las ventas y servicios de la empresas sean canalizadas a través de la frontera. Sea cual sea el país de origen.

Para esto debe coordinarse con los agentes aduanales con los que tenga contacto y relación la empresa y las empresas transportistas que nos puedan proveer dicho servicio.

Cabe mencionar que las mercancías a importar van dirigidas a una bodega en específico y se debe notificar a APC USA con anticipación con la función que sean dirigidas a la bodega correcta en base al proceso de importación que se haya elegido.

El contacto correcto es Juan Barbosa de APC USA para hacer esta transacción.

Una vez hecho esto se deben tener todas las facturas en orden para poder efectuar el proceso de importación bajo el supuesto que todos los materiales y equipos que importamos tienen un cliente y proyecto especifico. De esta forma no tenemos que cumplir con la normatividad NOM. Se debe extender una carta para este propósito.

En orden de tener todas las facturas en orden se debe contar con acceso a la herramienta en linea de APC USA. Esta herramienta se llama es controlada por Berenice Lopez:

El tener este usuario es responsabilidad de la Gerente de Administración.

Una vez en la frontera se deben de pagar los derechos aduanales, honorarios e impuestos correspondientes, existe una herramienta de calculo aproximado para saber los montos que se tienen que cubrir para este hecho.

Después se debe arreglar el flete con el transportista. Para poder cumplir con los requisitos de nuestra póliza de cobertura de seguro, tramitada a través de Tokio Marine, el transportista debe estar acreditado ante la Secretaria de Comunicaciones y Transportes como tal y la unidad debe contar con un sistema de localización GPS. Es necesario cumplir con estos requisitos para poder elegir a un transportista adecuado.

Si se va a usar una bodega, es necesario que sea una bodega establecida con sistemas de seguridad suficientes para garantizar el buen uso y resguardo de las mercancías.

Se debe planear la ruta en coordinación con la Dirección de Ventas de las diversas mercancías y comunicarla al transportista.

Finalmente se debe dar el seguimiento correcto hasta la entrega final de todas y cada una de las mercancías que se importaron y establecer un reporte final de los gastos y demás ocasionados en la transacción.

Aprobación y Pago de comisiones a Personal de Ventas
El pago de las comisiones generadas por el personal del área comercial debe estar verificado y aprobado por el Administrador General de la Empresa.

Estas comisiones están sujetas a verificación mediante Cédulas de Costos de los proyectos individuales donde quede aprobado por el Director de Ventas dicha comisión.

Esta aprobación debe hacer en coordinación directa con el Coordinador de Ventas de la empresa si dicha posición estuviera cubierta, de lo contrario el Administrador General tiene toda la discreción y responsabilidad de estos temas.

Solo se aprobarán y cubrirán comisiones de ventas que se hayan sido efectuadas, realizadas y efectivamente cobradas. La empresa no pagará comisiones de Ordenes de Compra que no hayan sido pagadas en su totalidad.

Los porcentajes aprobados por el Director de Ventas para 2012 son:

Cualquier desviación de estos porcentajes deberá estar aprobado por el Director de Ventas.

Así mismo para ventas de equipo APC el Área de Ventas cuenta con una Lista de Precios oficial publicada por el Director de Ventas. En esta se determinan los porcentajes de descuento, comisiones e utilidad aprobados por el mismo.

Cualquier desviación de esta Lista de Precios deberá estar aprobado por el Director de Ventas.

Programación de Pago
En base a las conciliaciones y aprobaciones de pago del Contador de la empresa, el Administrador con su conocimiento del panorama económico de la empresa tiene la responsabilidad de hacer la programación de estos pagos.

Estas funciones se limitan a la programación de los mismos y comunicación de estas programaciones a los proveedores correspondientes. El se debe coordinar con el Tesorero para que el Tesorero efectúe dichos pagos.