Administración local

Gastos Corrientes
Esto se refiere a los gastos usuales de la operación de una oficina.

Tales como renta, servicios domiciliarios, etcétera.

Todo esto debe ser pagado y manejado de la manera en que mejor convenga fiscalmente a la empresa, para esto es necesario la coordinación con Ventas y Contabilidad.

Viajes/Viáticos
Se refiere a la gestión de los viajes y viáticos que pueden ocurrir dentro de la administración local de una oficina.

Cabe mencionar que una oficina no puede referirse únicamente a la zona metropolitana donde esta localizada sino a una sección geográfica significativa que este en la zona aledaña y no sea ocupada por otra oficina de Grupo Bogard.

Esta gestión de viáticos incluye la recepción de la solicitud de viáticos donde debe estar claramente identificado lo siguiente:


 * Centro de Costos (Proyecto y Cliente) al cual esta asignado dicha solicitud.


 * Fechas de inicio y fin de viaje.


 * Aprobación de Jefe Inmediato (puede ser por correo o telefónico)


 * Empresa a la cual se estarán cargando estos gastos.

​El importe de viáticos debe ser pedido con un mínimo de


 * 3 días de antelación

El deposito debe hacerse con un mínimo de


 * 1 día de anticipación al viaje.

Solo en el el caso de las necesidades urgentes entonces deben procesarse con la máxima rapidez y urgencia posible bajo las circunstancias y deben ser consideradas urgentes para la operación del negocio.

Para que un viaje sea aprobado como urgente debe existir evidencia que dicha actividad no pudo ser planeada con antelación y ergo debió ser tomado como una solicitud urgente. En caso de no existir dicha evidencia el solicitante debe efectuar el viaje y se le depositarán dichos viáticos en los 3 días de mencionados anteriormente.

Es responsabilidad única del solicitante de los viáticos o la coordinadora que así lo asigne de cumplir con estos requisitos.

Sobre los viajes. En recorridos menores a 500 km el recorrido se debe hacer por transportación terrestre de primera.

Solo cuando el costo de la transportación terrestre sea inferior por menos de $500.00 pesos se podrá solicitar el uso de transportación aérea.

En el caso de la transportación aérea, se deberá usar Aeromexico siempre y cuando el costo por tramo no sea mayor a $600.00 al de la línea aérea mas económica que este disponible.

La razón atrás de esto es que debido a las necesidades de nuestro negocio es frecuente el cambio de viaje o cancelación del mismo y Aeromexico provee la flexibilidad para esto.

Al finalizar el viaje el empleado deberá entregar todas las facturas y comprobantes correspondientes, en un espacio menor a 15 días pasado el viaje. Se deberán entregar en original por paquetería a la Administración Local que haya recibido la Solicitud de Viáticos.

Los montos aprobados (2012):

Administración de Bienes (Locales)
Esto se refiere a la Administración de los recursos materiales que la empresa tenga a su disposición en dicha oficina.

Esto incluye:


 * Mobiliario


 * Equipo de Transporte


 * Equipo de Computo


 * Inmuebles


 * Equipo de Apoyo


 * Equipo Electrónico


 * Herramienta

​El Administrador Local debe ser responsable de todas las obligaciones que puedan ocurrir de estos bienes, tales como:


 * Mantenimiento


 * Impuestos


 * Rentas

Almacenamiento seguro
 * Servicios

Coniciliación de Facturas (Locales)
Esto es el manejo de las facturas, tanto de proveedores en forma de Cuentas por Pagar o de la empresa en forma de Cuentas por Cobrar.

El Administrador es Responsable de todas las facturas que sean pertinentes a la oficina a la que esta asignado

Administración de Oficina
Esta asignación debe entenderse como la extensión de todas las actividades descritas para el rol de Administrador.

El Administrador Local es responsable de lo mismo, en lo que se relaciona con su oficina. Siempre y cuando aplique dicha actividad.

Caja Chica
Una de las herramientas en la disposición del Administrador Local, es la de el manejo de un fondo de capital inherentemente pequeño que será utilizado para el gasto diario de actividades.

Este fondo debe ser en base a las necesidades de cada una de las oficinas.

De este fondo se deben pagar las actividades diarias que así convengan y debe ser reportado en forma de facturación o notas validad a la Administración General. Así mismo en base a estos reportes la Administración General debe reintegrar estos montos a la Caja Chica.

Por su naturaleza es muy importante el control de estos activos y es responsabilidad única del Administrador Local el resguardo y buen uso de estos fondos. En caso de encontrar irregularidades el se hará acreedor a una sanción administrativa.

Expedientes de Trabajadores (Apoyo)
Estos expedientes también deben incluir:


 * Contrato de Prestación de Servicios (Firmado)


 * Acuerdo de Confidencialidad (Firmado)


 * Reglamento Interno de Trabajo (Firmado)


 * Copia del ultimo certificado de estudios, adicionalmente Postgrados.


 * Acta de nacimiento.


 * CURP


 * RFC (Si existe)


 * Alta ante el IMSS, con numero de Seguro Social. Si es posible credencial de servicio médico


 * Comprobante de Domicilio


 * Copia de Identificación

​Todo colaborador deberá tener firmado su Contrato de Prestación de Servicios, aunado a su Acuerdo de Confidencialidad y el Reglamento Interno de Trabajo. Anexos “D”,“E”, y “F” correspondientemente.

Es responsabilidad de Administración en su facultad como Recursos Humanos el llevar esto a cabo y actualizar dichos contratos en caso de bajas, modificaciones a salarios o cualquier situación que así lo amerite.

El contrato debe ser elaborado en base a:


 * Si el trabajo es de tiempo definido o indefinido


 * A través de la empresa Consultoría Administrativa en Energía SRL, prestadora del servicio de Administración de Personal de Grupo Bogard

​Las Administraciones Locales también deben tener una copia de los expedientes de las personas que están colaborando en dicha localidad.

El Acuerdo de Confidencialidad siempre debe ser firmado.

Imagen Empresarial
Las Administraciones Locales deben asegurarse que en su localidad existan las mismas reglas y la imagen de la empresa sea consistente con la que establezca la administración central.

Control de Asistencias
Administración local debe reportar a Administración General las asistencias, faltas, días vacaciones, incapacidades, entre otros, al menos cada quince días.