Contabilidad

Write the text of your article here!

Estados de Resultados
El Estado de Resultados se define como:

“El estado de resultados muestra, un resumen de los resultados de operación de un negocio concernientes a un periodo de operaciones. Su objetivo principal es medir u obtener una estimación de la utilidad o pérdida periódica del negocio, para permitir al analista determinar qué tanto ha mejorado dicho negocio durante un periodo de tiempo, generalmente un año, como resultado de sus operaciones.”

Esto es por cada una de las empresas o entidades fiscales que compongan a Grupo Bogard.

Periodicidad: Mensual

Centros de Costos
Las nomenclaturas asignadas por proyectos o centros de costos deben de estar vinculadas desde el momento de la facturación (ingresos), los costos directos (Orden de Compra, fletes, Viáticos, Boletos de Avión, Comisiones de Vendedores, sueldos) Y los costos indirectos (Papelería, seguro, mensajería, Salario adicionales) habidos y por haber. Analizando realmente el margen de utilidad obtenida, así mismo nos lleva, principalmente definir realmente los precios de venta que se debe de ofrecer al mercado o con nuestros competidores.

La Contabilidad de la empresa debe ser manejada en forma de Centros de Costos, se encuentra una explicación detallada de su manejo en el anexo “I”.

La nomenclatura de los Centros de Costos debe ser:

EMPRESA QUE FACTURA - CLIENTE - PROYECTO - AÑO

EJEMPLO:HCB-GSA-IMSMTY-10

"PROYECTO FACTURADO POR HCB, A GIMSA, DEL IMSS MONTERREY, EN EL 2010"

Características:


 * Debe ser irrepetible


 * Debe ser descriptivo


 * Debe contener 14 caracteres y 3 guiones.

​Para lograr esta actividad, Contabilidad debe de tratar con el Director de Ventas y de Servicios para ver cuales son los clientes y proyectos que están involucrados en estos Centros de Costos.

Se debe alcanzar el estado en el que el 95% de las actividades financieras de la empresa estén identificados mediante Centros de Costos.

En el Anexo “J” están identificados las siglas correspondientes a los clientes actuales de la empresa.

Se requiere un análisis contable por cada Centro de Costos adicionalmente al general.

Esto incluye Balanza de Comprobación y Estado de Resultados.

Balanza de Comprobación
“Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.

La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.”

Esto es por cada una de las empresas o entidades fiscales que compongan a Grupo Bogard.

Periodicidad: Trimestral

Conciliación con Administración
Una vez hecho el trabajo administrativo de contabilidad, la ejecución viene de parte de Tesorería y la gestión de parte de Administración.

Dentro de esto debe haber una conciliación en las tres áreas ya que debemos llegar a los mismos resultados a través de diferentes canales.

Análisis de Liquidez
El área de contabilidad debe realizar y calcular la liquidez de la empresa en un momento determinado. Esto de debe hacer con cálculos de acidez sobre flujos de caja.

Estos análisis deben ser hechos cuando el negocio así lo requiera.

Cálculo de Impuestos
Una de las actividades mas importantes del área de contabilidad es la de el área de Impuestos.

Este debe ser basado en la información recabada en la Captura de Facturas y demás documentos fiscales que estén disponibles.

El calculo de impuestos es una prioridad a nivel de empresa y debe ser calculado siempre en tiempo y forma que indique la autoridad, este calculo debe ser Responsabilidad de la Gerente de Contabilidad y hecho por el Auditor Externo.

Esto incluye el calculo de las provisionales mensuales y el calculo de la declaración anual.

Esto es por cada una de las empresas o entidades fiscales que compongan a Grupo Bogard.

Adicionalmente a esto, se debe hacer un pre cierre a 6 días del fin de mes con el fin de planearlo y establecer lineamientos para el correcto uso de los recursos de la empresas en esta etapa final.

Se debe llevar esta información en el Anexo “K.

Periodicidad: Mensual (Provisionales), Anual (Declaración Anual)

Auto Determinación Contable
Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad el de efectuar una Autodeterminación interna y ante la autoridad de aquellas empresas o entidades fiscales que compongan a Grupo Bogard cuya facturación sea superior a los 15MDP.

Este autodeterminación debe ser hecha en concordancia con el Auditor Externo.

Pago de Impuestos
Como actividad segunda y de igual importancia que el calculo de impuestos, se deben cubrir estas obligaciones financieras en tiempo y forma que la autoridad así lo indique.

Es responsabilidad única del Gerente de Contabilidad el de tener estos pagos en tiempo y forma para evitar recargos, multas y penalizaciones por la autoridad.

Esto es por cada una de las empresas o entidades fiscales que compongan a Grupo Bogard.

Se debe manejar un formato ejecutivo del para el control del mismo a el Director de Administración y el Director General. Este formato ejecutivo debe incluir montos por empresa, fechas de pago y pagos al Auditor Externo.

Reportes Trimestrales
El área de Contabilidad deberá presentar 4 reportes anuales, llamados Trimestrales o Reportes de Cuarto.

Estos reportes deben incluir:


 * Estado de Resultados


 * Balanza de Comprobación


 * Análisis por Centro de Costos


 * Análisis de Impuestos

​Y esto deberá ser en un formato ejecutivo y ser presentado ante el personal directivo de la empresa. Además de incluir un entregable.

Cálculo de Finiquitos
En el evento de la terminación de la relación laboral con alguno de los colaboradores de la empresa, el área de Contabilidad se encargará de elaborar tanto el expediente correspondiente como el calculo de el finiquito.

Este expediente después será responsabilidad del área de Administración bajo el apartado de Expedientes de Trabajadores.

Manejo de Divisas
El objeto de la empresa es el de operar proyectos y operaciones acorde a las capacidades y objetivos intrínsecos a el modelo de negocio, no el de operar en exposiciones o especulaciones de divisas.

Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad el de asegurarse de adquirir las coberturas correspondientes en apoyo a la Operación y el área Comercial.

Estas figuras siempre deben estar encaminados al manejo seguro de los intercambios de divisas a los cuales se puede encontrar la empresa.

Estas estrategias deben ser diseñadas en conjunto con el Director de Administración y deben estar presentes siempre y cuando la exposición en compra o venta de divisas exceda los $50,000.00 USD.

Documentos por Pagar
Este documento debe ser actualizado diariamente y publicado al Director de Administración, Gerencia de Contabilidad y Tesorería.

Este documento se actualiza de dos maneras principalmente, cuando se agregan estos documentos y cuando se dan por cubiertos.

Para ser agregados Administración les reportara las facturas recibidas y Contabilidad registrará las facturas en el formato correspondiente y el SAE y mantendrá el control de las mismas.

Serán dados como pagados una vez que en la conciliación diaria con las cuentas de bancos dichas facturas queden efectivamente saldadas en base a la programación de Administración.

Contabilidad deberá registrar fecha de ingreso, fechas de pago y fechas revisadas de pago de cada una de las facturas y emitirá un reporte cuando así se le solicite.

Esta relación deberá tener el Centro de Costos identificado.

Documentos por Cobrar
Para ser agregados Administración les reportara las facturas emitidas y Contabilidad registrará las facturas en el formato correspondiente y el SAE y mantendrá el control de las mismas.

Serán dados como pagados una vez que en la conciliación diaria con las cuentas de bancos dichas facturas queden efectivamente saldadas en base a la programación de Administración.

Contabilidad deberá registrar fecha de ingreso, fechas de pago y fechas revisadas de pago de cada una de las facturas y emitirá un reporte cuando así se le solicite.

Esta relación deberá tener el Centro de Costos identificado.

Captura de Facturas con Identificación de Centros de Costos
Esta actividad refiere a la captura de las facturas que se hayan generado en los periodos mensuales correspondientes. Esta captura debe hacerse en relación a los Centros de Costos establecidos con el Gerente de Contabilidad.

Esta actividad tiene un peso especifico importante al ser la base del resultado contable y fiscal de la empresa por lo que debe ser tratada con suma importancia.

Esto debe hacerse siempre dentro los siguientes 10 días naturales al vencimiento del mes.

Periodicidad: Mensual

Elaboración de Facturas
Es labor del Gerente de Contabilidad elaborar las facturas en base a las condiciones requeridas por el Cliente. Estas condiciones deben ser establecidas a través del Ejecutivo Comercial asignado a la cuenta o el responsable dentro del departamento de Operaciones / Servicios.

Estas facturas deben ser elaboradas en no mas de 8 horas de que son solicitadas y la información que esta dentro de esta Factura es responsabilidad del Ejecutivo Comercial asignado. Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad el representar fielmente los datos proporcionados por dicho ejecutivo.

Así mismo es necesario que el Gerente de Contabilidad sepa realizar Addendas y demás modificaciones especiales a requerimiento del Cliente. Esto en forma automática a través de la herramienta electrónica o a manualmente en manipulación directa del XML resultante.

También incluye tener el control en caso de que exista una cancelación y/o sustitución de facturas para no duplicarlas contablemente y llevar la cobranza en base a los números correctos.

La facturación es hecha de forma electrónica en todas las empresas.

Es de mencionarse que en la empresa de Consultoría Administrativa en Energía debido a el bajo numero de facturas que se emiten al mes, entran dentro del programa de facturación gratuita del SAT.

Sobre las demás empresas es responsabilidad del Gerente de Contabilidad conseguir los folios y demás certificados digitales necesarios para la facturación.

Contratación de Personal
El contador de la empresa es responsable por la contratación de nuevo personal en todas las áreas de la misma.

Para esto debe regirse por los principios de contratación.

La empresa maneja dos esquemas de contratación. Temporal y Permanente.

A menos que exista una instrucción por el Director de Área correspondiente todas las nuevas personas deben dase de alta de forma temporal con el siguiente formato.

Contrato de 1 mes.

Contrato de 3 meses.

Contrato de 6 meses.

Contrato permanente.

Las altas al IMSS siempre deben ser temporales (eventuales) hasta llegar al contrato permanente de trabajo.

Esto es al terminar cada periodo se debe dar de baja al trabajador, re hacer su contrato y volver a darlo de alta por el tiempo indicado del contrato.

Nómina (Pago, Altas, Bajas y Modificaciones)
Una de las responsabilidades mas importantes de la empresa, y por ende de Administración es el pago de la Nómina de los trabajadores.

Esta actividad es de responsabilidad directa del Gerente de Administración y solo es transferible en caso de emergencia.

Parte de esta responsabilidad es el de todas las quincenas al principio de la misma asegurarse de tener por lo menos el importe necesario para cubrir la nómina y los pagos de prestaciones sociales que correspondan antes de hacer cualquier gasto importante, incluyendo pagos a proveedores. Excepto de la orden directa del Director de Administración o Director General.

Cálculo de Seguro Social y Prestaciones
Junto con la Nómina, el Gerente de Administración será responsable por el calculo del Seguro Social y demás prestaciones que puedan ser necesarias para la operación de la empresa.

Este calculo se hace dentro del programa SUA, es responsabilidad de la Gerente de Administración capacitarse en el uso de este software y hacerse responsable del pago a tiempo de estos derechos.

Conciliación y Aprobación de Facturas

Los Proveedores entregan a Grupo Bogard un conjunto de facturas que son la base de nuestros documentos por pagar. Es responsabilidad de la Gerente de Administración el cotejar y conciliar estas facturas en base a los bienes o servicios adquiridos.

Esto también es cierto para las facturas que hemos emitido a nuestros Clientes y es necesario cotejar dichos pagos o compromisos de pagos con las facturas que hemos emitido a manera de tener un control de estas contabilidades.

Específicamente las facturas que se generen por terceros de trabajos realizados en proyectos, ordenes de compra y ordenes de Grupo Bogard deben ser dirigidas por estos terceros al Contador el cual es el único que tiene la autoridad de aprobar dichos pagos después de conciliarlos con las áreas de la empresa que genero dicho trabajo.

Esta área es vital para el control Administrativo / Contable / Financiero de la empresa.

Solo en Contador de la empresa tiene a autorización de aprobar o denegar cualquier factura por algún tercero o personal interno.

Asistencia de Cobranza
Una de las actividades mas importantes que tiene la empresa es la de la cobranza de sus Cuentas por Cobrar. Es la base la liquidez del negocio.

Contabilidad juega un papel fundamental al tener un control detallado de estas Cuentas por Cobrar y asistir al departamento Comercial en el seguimiento de la cobranza. Esta asistencia puede tomar forma de información oportuna hasta el mismo llamado a los Clientes si así se considera.